یکی از مهمترین جنبه های مدیریت پروژه ها و تصمیمات، درک هزینه تاخیر است. هزینه تاخیر یک معیار قدرتمند است که می تواند به شما در تصمیم گیری بهتر در مورد پروژه هایتان کمک کند. هزینه تأخیر، ارزش یا فرصت از دست رفته است که از به تعویق افتادن یک پروژه حاصل می شود که می توان آن را از نظر زمان، پول، کیفیت، رضایت مشتری، شهرت یا سایر معیارهای مرتبط با پروژه یا تصمیم سنجید. با محاسبه هزینه تاخیر، می توانید اقدامات خود را بر اساس ارزش و فوریت آنها اولویت بندی کنید و از تاخیرهای غیرضروری یا بیش از حدی که می تواند به نتایج شما آسیب برساند، اجتناب نمایید و به این شکل ریسک پروژه را مدیریت کنید. در این بخش، نحوه محاسبه هزینه تاخیر برای پروژه ها و تصمیمات خود را مورد بحث قرار می دهیم و نکات را ارائه می دهیم تا به شما در استفاده از این مفهوم در عمل کمک کند و روش محاسبه تأخیر در پرداخت صورت وضعیت پروژه را درک نمایید.
عوامل موثر در محاسبه تأخیر در پرداخت صورت وضعیت پروژه
برای محاسبه تأخیر در پرداخت صورت وضعیت پروژه، باید عوامل زیر را در نظر بگیرید:
ارزش پروژه
ارزش پروژه در واقع سود یا بازدهی است که انتظار دارید از تکمیل پروژه به دست آورید. ارزش پروژه را می توان در قالب درآمد، سود، صرفه جویی در هزینه، وفاداری مشتری، سهم بازار، مزیت رقابتی یا سایر محرک های ارزشی که برای سازمان یا سهامداران مهم هستند بیان کرد. شما می توانید ارزش پروژه را با استفاده از داده های تاریخی، تحقیقات بازار، تجزیه و تحلیل مالی یا سایر روش های مناسب با زمینه و اهداف خود تخمین بزنید.
مدت زمان پروژه
مدت زمان پروژه مدت زمانی است که برای تکمیل پروژه از ابتدا تا انتها طول می کشد. بسته به مقیاس و پیچیدگی پروژه می توان مدت زمان پروژه را بر حسب روز، هفته، ماه یا سال اندازه گیری کرد. شما می توانید مدت زمان پروژه یا تصمیم را با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، قضاوت متخصص، داده های تاریخی یا سایر روش هایی که می توانند به شما در برنامه ریزی و پیگیری پیشرفت و نقاط عطف خود کمک کنند، تخمین بزنید.
نرخ کاهش ارزش
نرخ کاهش ارزش، کاهش در ارزش پروژه در طول زمان است که به دلیل تغییرات در بازار، ترجیحات مشتری، فناوری، مقررات یا سایر عواملی است که بر تقاضا یا امکان سنجی پروژه شما تأثیر می گذارد. توان آن را به صورت درصد یا مقدار دلار بیان کرد که نشان دهنده از دست دادن ارزش در واحد زمان است. می توانید با استفاده از تحلیل بازار، بازخورد مشتری، پیش بینی روند یا روش های دیگری که می تواند به شما در پیش بینی و نظارت بر تغییرات در محیط و صنعتتان کمک کند، نرخ کاهش ارزش را تخمین بزنید.
هزینه فرصت
هزینه فرصت بهترین جایگزین بعدی است که شما با انتخاب برای پیگیری پروژه از آن صرف نظر می کنید یا قربانی می کنید. شما می توانید هزینه فرصت را با استفاده از تجزیه و تحلیل مقایسه ای، محک زدن، برنامه ریزی سناریو یا روش های دیگر که می تواند به شما در ارزیابی و مقایسه گزینه های در دسترس شما کمک کند، تخمین بزنید.
فرمول محاسبه تأخیر در پرداخت صورت وضعیت پروژه
هنگامی که این عوامل را برآورد کردید، می توانید هزینه تاخیر را با استفاده از فرمول زیر محاسبه کنید:
مدت تمدید= مبلغ ناخالص صورت وضعیت/دوره صورت وضعیت * مدت اولیه قرارداد/ مبلغ اولیه قرارداد* مدت تاخیر در پرداخت*0.697
توجه داشته باشید که تاریخ پرداخت قرارداد در مورد وضعیت های موقت کارکرد، ده روز بعد از دادن صورت وضعیت به مهندس ناظر می باشد.
در رابطه بالا:
- مدت تمدید عبارت است از میزان روزهایی که به زمان اولیه ی قرارداد اضافه می شود.
- مبلغ صورت وضعیت میزان ناخالص کارکرد صورت وضعیتی است که در آن تاخیر انجام گرفته است.
- مدت اولیه قرارداد مدتی است که در قرارداد ثبت شده و برای آورده شدن در فرمول بالا این مدت به روز محاسبه می شود.
- دوره صورت وضعیت در اصل، فاصله زمانی تاریخ دادن صورت وضعیت محاسبه شده و صورت وضعیت قبلی به کارفرما است که بر اساس روز محاسبه می شود.
- مبلغ اولیه ی قرارداد در واقع مبلغی است که در قرارداد به عنوان مبلغ قرارداد ثبت شده است.
- مدت تاخیر در پرداخت فاصله زمانی بین تاریخ واقعی پرداخت و تاریخ پرداخت ثبت شده در قرارداد می باشد.
هزینه تأخیر می تواند به شما کمک کند تأثیر تأخیر پروژه خود را کمّی کنید و آن را با هزینه تسریع یا اجرای آن مقایسه نمایید. با این کار می توانید مبادلات بهتری داشته و منابع و اقدامات خود را بهینه کنید.
محاسبه تأخیر
محاسبه تاخیر پروژه نیاز به انجام محاسبات دقیق دارد که استفاده از نرم افزار برای این محاسبه ضروری است. یکی از بهترین نرم افزار ها برای محاسبه تاخیرات پروژه نرم افزار msp است که با آموزش msp میتوانید به به راحتی هزینه های تاخیر در پروژه را محاسبه کنید.
برای محاسبه هزینه تاخیر، باید دو جزء اصلی را در نظر بگیرید: ارزش پروژه و فوریت پروژه. ارزش پروژه منفعتی است که شما یا مشتریانتان از تکمیل آن به دست خواهید آورد. فوریت پروژه سرعتی است که ارزش پروژه در طول زمان کاهش می یابد. به عنوان مثال، پروژه ای که ارزش بالایی دارد اما فوریت پایینی دارد، ممکن است ویژگی جدیدی باشد که رضایت مشتری را افزایش می دهد، اما برای کسب و کار حیاتی نیست.
پروژه ای که ارزش کم اما فوریت بالایی دارد ممکن است یک رفع اشکال باشد که از شکایت مشتری جلوگیری می کند، اما درآمد جدیدی ایجاد نمی کند.
پروژه ای که هم ارزش و هم فوریت بالایی دارد ممکن است یک الزام انطباق مقرراتی باشد که از جریمه ها جلوگیری می کند و همچنین اعتماد مشتری را بهبود می بخشد.
اغلب پروژه های کشور و به خصوص پروژه های عمرانی به دلایل مختلف با تاخیر مواجه هستند. با بروز تاخیر در پروژه پیمانکار مستقیما متوجه ضرر و زیان هایی می گردد. در صورت عدم توانایی پیمانکار در توجیه منطقی تاخیرات پیش آمده ، علاوه بر افزایش هزینه های عملیاتی ، متوجه جرایم سنگینی از طرف کارفرما می گردد. کارفرما فقط در صورت تسلط بر روش تهیه لایحه تاخیرات در انواع پروژه های سه عاملی ، قراردادهای سرجمع ، EPC صنعتی و EPC غیر صنعتی می تواند مجبور به پرداخت این جرائم نشود.
